Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder sich selbstständig machen, benötigen Sie auch eine professionelle E-Mail-Adresse mit Ihrem Domainnamen. Adressen von Freemailern wirken nicht nur unprofessionell, sie sind auch datenschutzrechtlich bei der geschäftlichen Kommunikation wenig geeignet. Doch wie genau kommen Sie zu einem geschäftlichen E-Mail-Postfach?
1. Domainname auswählen
Als erstes benötigen Sie einen Domainnamen, unter dem später auch Ihre Website erreichbar sein wird. Er bildet den zweiten Teil Ihrer E-Mail-Adresse nach dem @ statt z.B. „gmail.com“ oder „outlook.com“.
Einen Webhoster auswählen
Den Domainnamen können Sie über einen Webhoster wie DomainFactory registrieren. Dort liegt später auch Ihre E-Mail-Adresse. Achten Sie darauf, dass der Webhoster einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung anbietet und schließen Sie diesen dann auch ab. Meist geht das nach der Bestellung im Kundenmenü des Hosters oder Sie fragen beim Support nach.
Ist der Domainname noch frei?
Ob ein Domainname noch frei ist, können Sie auf der Website des Hosters prüfen. Dort geben Sie einfach den gewünschten Domainnamen in das Eingabe-Feld für die Domain-Suche ein. Es ist meist recht prominent auf der Startseite integriert. Sie erhalten dann das Ergebnis und meistens zusätzlich Alternativ-Vorschläge.
Die Frage, welcher Domainname der richtige ist und was Sie beachten sollten, würde an dieser Stelle zu weit führen. Deshalb wird es in den nächsten Wochen hier im Blog dazu einen eigenen Artikel geben.
2. Das richtige E-Mail-Paket
Wenn Sie zunächst nur eine E-Mail-Adresse benötigen und später eine Website hinzufügen möchten, reicht ein reines E-Mail-Paket aus. Es enthält – je nach Paket und Anbieter – ein oder mehrere E-Mail-Postfächer mit unterschiedlich viel Speicher. Außerdem in der Regel ein Webmail für den Zugriff über den Browser, Spam-Filter und IMAP-Zugriff.
E-Mails auf mehreren Geräten synchron
Bei IMAP liegen die E-Mails auf dem E-Mailserver und Sie greifen mit dem PC oder Smartphone darauf zu. So sind Ihre E-Mails auf allen Geräten synchron abrufbar. Da die Mails auf dem Server liegen, benötigen Sie ausreichend Speicherplatz. 2 GB sind ein guter Start. Wenn der Platz eng wird, können Sie später z.B. auf 10 GB erhöhen.
Enthält das E-Mail-Paket nur eine E-Mail-Adresse müssen Sie für jede E-Mail-Adresse ein eigenes E-Mail-Paket buchen. In manchen Paketen ist eine kostenlose Domain enthalten (teilweise eingeschränkt auf bestimmte Domainendungen), bei anderen wird die Domain zusätzlich berechnet. Berücksichtigen Sie diese zusätzlichen Kosten bei Ihrem Kostenvergleich.
Webmail
Die Webmail-Oberfläche ist abhängig vom Webhoster. Wenn Sie häufig über den Browser zugreifen möchten, fragen Sie den Support z.B. nach Screenshots um einen ersten Eindruck von der Oberfläche zu bekommen. Vielleicht ist dann auch Office365 mit einer E-Mail-Adresse interessant für Sie. Hier haben Sie die Oberfläche von Outlook Web Access, die Outlook ähnelt.
Kalenderfunktion
Office365 unterstützt auch Kalender, der wiederum in Outlook eingebunden werden kann. Aber auch einige Webmailer der Hoster unterstützen Kalenderfunktionen.
3. Domain und E-Mail-Paket bestellen
Bei der Bestellung registrieren Sie den Domainnamen und wählen das E-Mail-Paket. Anschließend dauert es meist ein bisschen, bis Sie auf Ihren Account zugreifen können. Der Webhoster registriert die Domain auf Ihren Namen bei der zuständigen Domainregistrierungsstelle. Bei einigen Hostern geht das in Echtzeit. Es kann aber auch sein, dass der Account erst nach Eingang der ersten Zahlung freigeschaltet wird.
4. Die E-Mail-Adresse anlegen
Sobald die Domain erfolgreich registriert ist und Sie Zugang zum Kundenmenü des Webhosters haben, können Sie sich dort einloggen und Ihre E-Mail-Adresse anlegen. Unter welchem Menüpunkt das möglich ist, finden Sie in der Hilfe des Hosters. Meist gibt es einen Punkt „E-Mail“ oder „E-Mail-Adressen“. Jetzt können Sie den Teil von dem @-Zeichen angeben und meist wählen, ob die Adresse ein Postfach sein soll, in das Sie E-Mails empfangen und über das Sie E-Mails senden können oder eine Weiterleitung an eine andere E-Mail-Adresse. Da Sie Ihre geschäftliche Kommunikation über die Adresse abwickeln möchten, benötigen Sie ein Postfach.
Spam-Schutz
Aktivieren Sie für ein Postfach auf jeden Fall auch den Spam- und Virenfilter. In der Regel sollte das voreingestellt sein. So gelangen unerwünschte E-Mails nicht in Ihr Postfach.
5. Die Adresse in Mailprogrammen anlegen
Jetzt möchten Sie Ihre E-Mails vermutlich bequem auf Ihrem Handy und Laptop abrufen können. Dafür müssen Sie dem Mailprogramm auf Ihrem Gerät ein neues Konto hinzufügen. Manche Geräte ermitteln die nötigen Informationen automatisch. Sollte das nicht gelingen, benötigen Sie die Servernamen. Meistens finden Sie die im Kundenmenü des Hosters. Außerdem brauchen Sie Ihr Passwort und den Benutzernamen. Ersteres haben Sie beim Anlegen des E-Mail-Postfachs festgelegt, letzteres ist meistens die E-Mail-Adresse, aber auch diese Information finden Sie im Kundenmenü oder der Dokumentation des Hosters.
Postkarte oder Brief – die Verschlüsselung
Falls Ihnen zwei Servernamen angeboten werden – einer für den verschlüsselten und einer für den nicht-verschlüsselten Versand, wählen Sie den verschlüsselten. Unverschlüsselter Versand ist wie eine Postkarte, die jeder lesen kann, der sie in die Hand bekommt. Mit einer verschlüsselten Verbindung stecken Sie Ihre Nachricht bildlich gesprochen in einen Briefumschlag. Leider können Sie nicht davon ausgehen, dass der Empfänger auch eine verschlüsselte Verbindung zu seinem Mailserver nutzt. Deshalb sollten sensible Daten nicht per E-Mail versendet oder zusätzlich z.B. mit einem Passwort geschützt werden.
Jetzt können Sie die erste Test-Mail an eine*n Freund*in schicken und mit Ihrer geschäftlichen Kommunikation loslegen.
6. Website erstellen lassen
Ein erfolgreiches Business braucht die passende Website
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